Datenschutzerklärung für Stellenbewerber

Letzte Aktualisierung: 25. Mai 2018

Vielen Dank für Ihr Interesse an den Stellenangeboten bei Rubrik.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Rubrik, Inc., ein Unternehmen mit Sitz in 1001 Page Mill Road, Building 2, Palo Alto, CA 94304 („Rubrik“ oder „wir“), die personenbezogenen Daten, die Sie bei der Bewerbung um eine Stelle bei Rubrik oder einem seiner verbundenen Unternehmen über diese Website übermitteln, erfasst, verarbeitet und verwendet. Die konkrete Organisation, bei der Sie sich bewerben, ist Teil einer größeren Gruppe von verbundenen Unternehmen mit dem Hauptsitz bei Rubrik (die „Rubrik Group“). In dieser Erklärung sind unter „personenbezogenen Daten“ alle Informationen zu verstehen, die sich auf Sie beziehen, die Sie identifizieren oder nachvollziehbarerweise dazu verwendet werden könnten, Sie zu identifizieren.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir werden die folgenden Arten von personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Erstanmeldung oder uns anderweitig im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen:

  • Identitätsinformationen wie Name, Geburtsdatum und -ort sowie Adresse;
  • Berufsinformationen wie Ausbildung und Berufserfahrung, Kontaktdaten Ihres ehemaligen/aktuellen Arbeitgebers, Informationen über Ihre Ausbildung, Ihre Berufserfahrung und andere Erfahrungen; und
  • andere Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie z. B. die Informationen, die Sie in einem Bewerbungsformular, Lebenslauf oder einem öffentlichen Profil angeben.

Wenn Ihre Bewerbung voranschreitet, können wir auch Folgendes erfassen und bearbeiten:

  • Informationen, die im Rahmen des Vorstellungsgesprächs gesammelt werden, wie z. B. Notizen aus Ihrem Vorstellungsgespräch;
  • Informationen zur Hintergrundüberprüfung, wie beispielsweise Informationen, die durch Referenzüberprüfungen gewonnen wurden, vorbehaltlich weiterer Genehmigungen oder Mitteilungen, die nach geltendem Recht erforderlich sind; und
  • Informationen, die für die Aufnahme einer Beschäftigung erforderlich sind, wie z. B. der Nachweis der Arbeitsfähigkeit im Land (z. B. Reisepass oder Visum), Steuerinformationen, Bankkontoinformationen, Informationen über Leistungsansprüche und andere Informationen, die Sie für die Aufnahme einer Beschäftigung oder die Erfüllung eines Arbeitsvertrags zur Verfügung stellen.

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zusammengefasst erheben und verwenden wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und unseren gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung nachzukommen. Ihre personenbezogenen Daten werden nur für die legitimen geschäftlichen Zwecke der Verwaltung und Bewertung Ihrer Bewerbung und, falls Ihnen eine Stelle bei einem Unternehmen von Rubrik angeboten und von Ihnen angenommen wird, für das On-Boarding/den Neueinstellungsprozess verwendet und weitergegeben.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten für eine Vielzahl von Gründen verwenden, die mit der Verarbeitung Ihrer Bewerbung wie unten dargestellt verbunden sind:

  • Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Bewertung, einschließlich Ihrer Identifikation, Erfahrung und anderer Informationen, die Sie uns übermitteln, und, wenn Ihre Bewerbung voranschreitet, etwaiger Informationen aus Bewerbungsgesprächen und Hintergrundinformationen;
  • Feststellung Ihrer Eignung für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, oder für ähnliche Stellen innerhalb der Rubrik Group, einschließlich Ihrer Identifikation, Erfahrung und anderer Informationen, die Sie uns übermitteln, und, wenn Ihre Bewerbung voranschreitet, etwaiger Informationen aus dem Bewerbungsgespräch und Hintergrundinformationen;
  • Durchführung von Hintergrundprüfungen im Rahmen Ihrer Bewerbung, vorbehaltlich des geltenden Rechts, einschließlich Ihrer Identifikation, Erfahrung und anderer Informationen, die Sie uns übermitteln, und, wenn Ihre Bewerbung voranschreitet, etwaiger Informationen aus Bewerbungsgesprächen und Hintergrundinformationen; und
  • Einhaltung der geltenden Gesetze und arbeitsrechtlichen Anforderungen, einschließlich Identifikationsinformationen und Informationen, die für die Aufnahme einer Beschäftigung erforderlich sind, zum Beispiel zur Bestätigung der Arbeitsberechtigung, zur Einrichtung der Gehaltsabrechnung, der Einbehalte und Leistungen sowie zur Erfüllung der gesetzlichen Berichtspflichten.

Wer, außer Rubrik, darf auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen?

Ihre personenbezogenen Daten können an die folgenden Parteien weitergegeben werden, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist:

  • Andere Unternehmen der Rubrik Group: Die Unternehmen der Rubrik Group treffen gemeinsame Personal- und Managemententscheidungen, und wir können Ihre personenbezogenen Daten an die Einstellungsabteilung weitergeben, um die Einstellungsentscheidung zu treffen, und an andere Unternehmen innerhalb der Gruppe, um die Einhaltung der geltenden Richtlinien und Verfahren sowie der geltenden Gesetze zu überwachen und sicherzustellen.
  • Externe Dienstleistungsanbieter: Unsere Dienstleister werden eventuell Anweisungen in Bezug auf IT-Hosting-Services oder ähnliche Funktionen, Personalbeschaffung oder Personalverwaltung ausführen. Soweit erforderlich, sind sie vertraglich verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen und diese nur nach Anweisung zu verarbeiten.
  • Regulierungsstellen, Behörden und andere Empfänger: Zu diesen Parteien gehören Gerichte und andere Behörden, unabhängige externe Berater sowie interne Compliance- und Untersuchungsteams.

Nur autorisierte Mitarbeiter von Rubrik (Talentakquise, Personalwesen, Recht und zuständige Manager) haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen legitimen Geschäftszwecke.

Welche Informationen sollten eingereicht werden?

Lebensläufe sollten Informationen enthalten, die für Ihre berufliche Entwicklung und Ausbildung relevant sind (erworbene Abschlüsse, Arbeitsplätze, besetzte Positionen, relevante Auszeichnungen usw.). Wenn Sie Informationen über andere Personen (z. B. Referenz-Kontaktdaten) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte zunächst sicher, dass Sie diese darüber informiert haben, dass Sie diese Informationen zur Verfügung stellen und dass sie der Weitergabe zustimmen.

Generell empfehlen wir Ihnen, in Ihrem Lebenslauf oder in allen Materialien, die Sie zur Unterstützung Ihrer Bewerbung einreichen, keine vertraulichen persönlichen Merkmale (z. B. Geschlecht, Größe, Gewicht, Religion, philosophische oder politische Überzeugungen, finanzielle Daten, Alter) anzugeben.
Jede irreführende oder falsche Angabe oder vorsätzliche Unterlassung relevanter Informationen kann ein hinreichender Grund für die Ablehnung einer Beschäftigung oder die Aussetzung oder Entlassung aus dem Arbeitsverhältnis sein. Bitte geben Sie nur korrekte Informationen an.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Rubrik speichert personenbezogene Daten nicht länger, als es zur Durchführung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist und/oder wie vom geltenden Recht vorgeschrieben.

Wir sind berechtigt, mit Ihrer Zustimmung und auch vorbehaltlich unterschiedlicher Aufbewahrungspflichten nach geltendem Recht Ihre Daten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens für einen begrenzten Zeitraum zu speichern, um Sie über mögliche zukünftige Möglichkeiten zu informieren.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn wir sie für die hier genannten Zwecke nicht mehr benötigen. Alle gespeicherten personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verarbeitet, verwendet, weitergegeben und gespeichert. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten für den Fall gespeichert werden, dass Ihnen keine Stelle angeboten wird, können Sie uns kontaktieren und eine Löschung beantragen. Wir können jedoch einige Ihrer Daten in anonymisierter Form für statistische Zwecke, einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen, länger speichern.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an [email protected].

Ergänzende Mitteilung zur Datenverarbeitung im EWR

Diese Erklärung (diese „Erklärung“) zur Datenverarbeitung von Bewerbern im EWR beschreibt, wie Rubrik The Netherlands, B.V. und Rubrik International, Inc., je nachdem, welches Unternehmen der potenzielle Arbeitgeber ist, die personenbezogenen Daten von Bewerbern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) als Datenverantwortliche erheben, verarbeiten und nutzen werden. Die folgenden Verweise auf die „DSGVO“ beziehen sich auf die Allgemeine Datenschutzverordnung 2016/679 der Europäischen Union.

Was sind unsere rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie bei der Erstvorlage angeben, auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß DSGVO Art. 6(1)(a).

Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen unserer Folgeinteraktionen mit Ihnen angeben, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen gemäß DSGVO Art. 6(1)(c), und um berechtigte Interessen zu verfolgen, einschließlich der Bewertung Ihrer Referenzen, um über Ihre Einstellung zu entscheiden, gemäß DSGVO Art. 6(1)(f).

Wie werden personenbezogene Daten im Rahmen der internationalen Datenübermittlung geschützt?

Einige Empfänger befinden sich in Ländern, für die die Europäische Kommission keine Angemessenheitsentscheidung in Bezug auf das dortige Datenschutzniveau getroffen hat, nämlich: USA, Indien. Durch den Abschluss geeigneter Datenübermittlungsverträge auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln (2010/87/EU und/oder 2004/915/EG) im Sinne der DSGVO Art. 46(5) oder andere geeignete Mittel haben wir festgestellt, dass alle diese Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten und dass geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, um personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust oder Veränderung, unberechtigter Offenlegung oder unberechtigtem Zugriff und vor allen anderen unrechtmäßigen Formen der Verarbeitung zu schützen. Jede Weiterleitung (einschließlich an unsere Tochtergesellschaften außerhalb des EWR) unterliegt angemessenen Anforderungen an die Weiterleitung, wie sie nach geltendem Recht erforderlich sind.

Sie können eine Kopie dieser entsprechenden Datenübertragungsvereinbarungen anfordern, indem Sie sich an uns wenden, wie am Ende dieser Erklärung beschrieben.

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten?

Unter den Bedingungen des anwendbaren Rechts (d. h. der DSGVO) haben Sie die folgenden Rechte:

  • Zugriffsrecht: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und in diesem Fall den Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu verlangen. Zu den Zugriffsinformationen gehören unter anderem die Zwecke der Verarbeitung, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten mitgeteilt wurden oder werden. Sie haben das Recht, eine Kopie der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten zu erhalten. Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts können wir für Kopien eine angemessene Gebühr erheben, die sich auf die Verwaltungskosten bezieht.
  • Recht auf Nachbesserung: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten über Sie zu verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung haben Sie das Recht, unvollständige personenbezogene Daten ergänzen zu lassen, auch durch eine ergänzende Erklärung.
  • Recht auf Löschung (auf Vergessenwerden): Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, in diesem Fall werden diese personenbezogenen Daten von uns nur für bestimmte Zwecke gekennzeichnet und verarbeitet.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, von uns personenbezogene Daten über Sie zu erhalten, die Sie uns in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt haben, und das Recht, diese personenbezogenen Daten ungehindert an ein anderes Unternehmen zu übermitteln.
  • Einspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit zu widersprechen, und wir können aufgefordert werden, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu verarbeiten. Wenn Sie ein Einspruchsrecht haben und dieses Recht ausüben, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für solche Zwecke verarbeitet. Die Ausübung dieses Rechts ist mit keinerlei Kosten verbunden. Ein solches Einspruchsrecht besteht insbesondere dann nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist, um vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen oder einen bereits geschlossenen Vertrag zu erfüllen.

Bitte beachten Sie, dass diese Rechte Einschränkungen im Rahmen der geltenden nationalen Datenschutzgesetze unterliegen können. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über eine der nachstehend aufgeführten Methoden.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an [email protected].

Rubrik The Netherlands, B.V.
Hoogoorddreef 54
1101 BE Amsterdam
Niederlande
+31 20 8113222

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