Avis de confidentialité relatif aux candidats à un emploi

Dernière mise à jour : 25 mai 2018

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez aux offres d’emploi de Rubrik.

La présente déclaration de confidentialité décrit la façon dont Rubrik, Inc., une société située au 1001 Page Mill Road, Building 2, Palo Alto, CA 94304 (« Rubrik » ou « nous ») va collecter, traiter et utiliser les données personnelles que vous fournissez lorsque vous postulez à un emploi chez Rubrik ou l’une de ses filiales via ce site Web. L’entité spécifique pour laquelle vous postulez fait partie d’un groupe plus large de sociétés affiliées dont le siège social est Rubrik (le « Groupe Rubrik »). Dans le présent avis, l’expression « données personnelles » signifie tout renseignement vous concernant qui permet de vous identifier ou pourrait être raisonnablement utilisé pour vous identifier.

Quelles données personnelles sont exploitées ?

Nous collectons, traitons et utilisons les types suivants de données personnelles que vous fournissez dans le cadre de votre soumission initiale ou rendez disponible autrement dans le cadre du processus de candidature :

  • Les informations d’identification, telles que votre nom, votre date et lieu de naissance et adresse ;
  • Les informations relatives à votre expérience, telles que la formation et l’expérience professionnelle, les coordonnées de votre employeur précédent/actuel, les informations relatives à votre formation, votre expérience professionnelle et autre expérience ; et
  • D’autres informations que vous soumettez, telles que les informations fournies sur le formulaire de candidature, le CV ou le profil public que vous nous transmettez.

Si votre candidature est retenue, nous sommes également susceptibles de collecter et de traiter les données suivantes :

  • Les informations collectées dans le cadre du processus d’entretien, telles que les notes prises lors de l’entretien ;
  • Les informations relatives à la vérification des antécédents, telles que les informations obtenues par des contrôles de références, sous réserve d’autres autorisations ou notifications requises par la loi en vigueur ; et
  • Les informations requises pour l’embauche, telles que la preuve d’admissibilité à travailler dans le pays (par ex., un passeport ou visa), les informations fiscales, de compte bancaire, d’admissibilité aux prestations sociales et autres informations que vous fournissez pour commencer à travailler ou à établir un contrat de travail.

Pour quelles finalités traitons-nous vos données personnelles ?

En résumé, nous collectons et utilisons les données personnelles que vous fournissez pour traiter votre candidature pour le poste et respecter nos obligations légales concernant votre candidature. Vos données personnelles seront utilisées et divulguées uniquement à des fins commerciales légitimes d’administration et d’évaluation de votre candidature et d’exécution du processus d’embauche/de recrutement, lorsque vous accepterez un poste proposé par une société Rubrik.

Nous utiliserons vos données personnelles pour diverses raisons liées au traitement de votre candidature, comme exposées ci-dessous :

  • Gérer et traiter votre candidature, notamment vos informations d’identification, relatives à votre expérience et autres informations que vous soumettez et si votre candidature est retenue, les informations relatives à l’entretien et à la vérification des antécédents ;
  • Déterminer votre aptitude à la fonction pour laquelle vous avez postulé ou pour des fonctions similaires au sein du Groupe Rubrik, notamment vos informations d’identification, relatives à votre expérience et autres informations que vous soumettez et si votre candidature est retenue, les informations relatives à l’entretien et à la vérification des antécédents ;
  • Effectuer des contrôles des antécédents dans le cadre de votre candidature, sous réserve du droit applicable, notamment vos informations d’identification, relatives à votre expérience et autres informations que vous soumettez et si votre candidature est retenue, les informations relatives à l’entretien et à la vérification des antécédents ; et
  • Se conformer aux règlements applicables et aux exigences liées à l’emploi, y compris les informations d’identification et les informations requises pour démarrer l’embauche, afin de confirmer la capacité à travailler légalement, de traiter la paie, les prélèvements et les prestations et de se conformer aux obligations de déclaration statutaires.

Qui d’autre que Rubrik peut accéder à vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être communiquées aux parties suivantes si nécessaire, aux fins susmentionnées :

  • Autres sociétés du Groupe Rubrik : Les sociétés du groupe Rubrik partagent le même service de ressources humaines et les décisions de gestion et nous pouvons transférer vos données personnelles à l’entité qui recrute afin de prendre la décision de recrutement et à d’autres entités au sein du groupe pour contrôler et assurer la conformité aux politiques, procédures et lois en vigueur.
  • Prestataires de services tiers : Nos prestataires de services peuvent exécuter des tâches concernant les services d’hébergement informatiques ou des fonctions similaires, d’administration ou de recrutement du personnel. Le cas échéant, ils seront soumis à des obligations contractuelles afin de prendre les dispositions techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles et les traiter uniquement comme il se doit.
  • Organismes de régulation, autorités et autres destinataires : Ces parties incluent les tribunaux et autres autorités publiques, auditeurs externes indépendants et équipes de conformité et d’enquête internes.

Seul le personnel agréé Rubrik (acquisition de talents, ressources humaines, service juridique et responsables concernés) aura accès à vos données personnelles aux fins commerciales légitimes décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.

Quelles informations doivent être soumises ?

Les CV doivent inclure des informations pertinentes sur votre expérience professionnelle et votre formation (diplômes obtenus, lieux de travail, postes occupés, distinctions pertinentes etc.). Si vous fournissez des informations sur d’autres personnes (par exemple, coordonnées de références), veuillez d’abord vous assurer que vous les avez informées que vous allez fournir des informations les concernant et que ces personnes sont consentantes.

Généralement, nous vous recommandons de ne pas divulguer des caractéristiques personnelles confidentielles (par exemple, sexe, taille, poids, religion, croyances philosophiques ou politiques, données financières, âge) sur votre CV ou tout document accompagnant votre candidature.
Toute déclaration mensongère, fausse ou omission volontaire d’informations pertinentes peut être un motif suffisant de refus d’un emploi, de suspension ou de licenciement. Veuillez ne soumettre que des informations précises.

Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Rubrik ne conservera pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités du processus, décrites dans la présente Déclaration de confidentialité et/ou exigées par la loi applicable.

Nous pouvons, avec votre consentement et également sous réserve des différentes exigences de conservation de la loi en vigueur, conserver vos informations après le processus de recrutement, pendant une période limitée, pour vous contacter pour d’éventuelles futures opportunités.

Nous supprimerons vos données personnelles quand nous n’en n’aurons plus besoin aux fins mentionnées par la présente. Les données personnelles conservées seront traitées, utilisées, divulguées et archivées conformément à la présente Déclaration de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que vos informations soient conservées si votre candidature n’est pas retenue, vous pouvez demander leur suppression en nous contactant. Toutefois, il se peut que nous conservions certains de vos renseignements plus longtemps sous une forme anonyme à des fins statistiques, notamment pour satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la façon dont nous utiliserons vos données personnelles, veuillez contacter [email protected].

Avis supplémentaire sur le traitement des données relatives aux candidats de l’EEE

Le présent avis sur le traitement des données pour les candidats de l’EEE (cet « Avis ») décrit comment Rubrik The Netherlands, B.V. et Rubrik International, Inc., selon l’entité représentant le futur employeur, collectera, traitera et utilisera les données personnelles des candidats au sein de l’Espace économique européen (EEE) en tant que responsable du traitement des données. Le terme « RGPD » utilisé ci-dessous se rapporte au Règlement général sur la protection des données européen 2016/679.

Comment pouvons-nous justifier légalement le traitement de vos données personnelles ?

Nous traitons les données personnelles que vous fournissez dans votre candidature initiale sur la base de votre consentement, en vertu de l’Art. 6(1)(a) du RGPD.

Nous traitons toutes les données personnelles que vous fournissez dans le cadre de nos interactions de suivi avec vous pour nous conformer à nos obligations légales, en vertu de l’Art. 6(1)(c) du RGPD et pour poursuivre des intérêts légitimes, y compris pour évaluer vos qualifications, afin de décider si nous devons vous embaucher, en vertu de l’Art. 6(1)(f) du RGPD.

Comment vos données personnelles sont-elles protégées dans le cadre des transferts de données internationaux ?

Certains destinataires se trouvent dans des pays pour lesquels la Commission européenne n’a pas rendu de décision concernant l’adéquation du niveau de protection des données, à savoir : Les États-Unis, l’Inde. En signant les conventions de transfert de données adéquates, basées sur les clauses contractuelles types (2010/87/EU et/ou 2004/915/CE), comme précisé dans l’Art. 46(5) du RGPD ou autres moyens adéquats, nous avons établi que ces destinataires proposeront un niveau adéquat de protection de données et que des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont en place pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l’altération accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé(e) et contre toutes les autres formes de traitement illicites. Tout transfert ultérieur (y compris vers nos sociétés affiliées en dehors de l’EEE) est soumis à des exigences appropriées de transfert ultérieur, conformément à la loi en vigueur.

Vous pouvez demander une copie de ces accords de transfert de données appropriés en nous contactant comme indiqué au bas du présent avis.

Quels sont vos droits par rapport à vos données personnelles ?

Dans les conditions établies en vertu de la loi applicable (c.-à-d. le RGPD), vous possédez les droits suivants :

  • Droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que vos données personnelles sont traitées et le cas échéant de demander l’accès à ces dernières. Vos droits d’accès comprennent entre autres, celui de connaître les finalités du traitement, les catégories de données personnelles concernées et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront divulguées. Vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles faisant l’objet du traitement. Sous réserve du droit applicable, nous pourrions facturer des frais raisonnables pour les copies, en fonction des coûts administratifs.
  • Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de notre part la rectification de données personnelles inexactes vous concernant. Selon les finalités du traitement, vous avez le droit de compléter des données personnelles incomplètes, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Droit d’effacement (droit à l’oubli) : Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données personnelles.
  • Droit de restriction du traitement : Vous avez le droit de demander la restriction du traitement de vos données personnelles, auquel cas elles seraient marquées et traitées par nos soins uniquement pour des raisons précises.
  • Droit de portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez communiquées sous un format structuré, fréquemment utilisé et informatisé et de transmettre les données personnelles à une autre entité sans préjudice pour nous.
  • Droit de contestation : Vous avez le droit de contester, pour des raisons relatives à votre situation personnelle, à tout moment, que nous traitions vos données personnelles et vous pouvez nous demander de ne plus les traiter. Si vous disposez d’un droit d’objection et que vous l’exercez, nous ne traiterons plus vos données personnelles à ces fins. L’exercice de ce droit n’engendrera aucun coût. Ce droit de contestation peut ne pas être applicable, notamment si le traitement de vos données personnelles est nécessaire afin de prendre des mesures avant de conclure un contrat ou d’exécuter un contrat déjà conclu.

Veuillez noter que ces droits peuvent être limités en vertu des lois nationales en vigueur sur la protection des données. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées ci-dessous.

Nouc contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la façon dont nous utiliserons vos données personnelles, veuillez contacter [email protected].

Rubrik The Netherlands, B.V.
Hoogoorddreef 54
1101 BE Amsterdam
Pays-Bas
+31 20 8113222

Rubrik, International, Inc.
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Palo Alto, CA 94304
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