Wenn es zu einem Datenverlust bei Microsoft 365 kommt, sehen sich die meisten Unternehmen mit derselben unangenehmen Tatsache konfrontiert: Backups sind vorhanden, ein Plan für die Wiederherstellung jedoch nicht. Ihre Daten sind möglicherweise geschützt, aber die schnelle Rückkehr zum Geschäftsbetrieb ist damit noch lange nicht gewährleistet.
Für IT-Verantwortliche birgt genau diese Lücke das eigentliche Risiko.
Dies ist der erste Teil einer zweiteiligen Serie darüber, wie Rubrik diese Lücke schließt und Kunden dabei unterstützt, ein „Minimum Viable Business“ (MVB) aufzubauen. Zudem stellen wir die proaktiven Maßnahmen vor, die Unternehmen im Vorfeld ergreifen sollten, um festzulegen, was für wen und in welcher Reihenfolge wiederhergestellt werden muss.
Minimum Viable Business: die Lösung für das Problem, alles auf einmal wiederherstellen zu müssen
Wir haben bereits erläutert, warum herkömmliche Wiederherstellungsversuche für M365 scheitern: Wenn Unternehmen versuchen, jedes Postfach, jede Datei und jedes Archiv vollständig wiederherzustellen, stoßen sie irgendwann an die API-Ratenbeschränkungen von Microsoft und verbringen Wochen damit, Inhalte wiederherzustellen, die möglicherweise gar keine Rolle spielen. Wie geht es nun weiter? Wie erstellt man einen Plan, der eine intelligentere Wiederherstellung ermöglicht? Die Vorbereitungen müssen getroffen werden, bevor es zum Ernstfall kommt, und beginnen mit dem „Minimum Viable Business“ (MVB).
Ein MVB ist ein Wiederherstellungs-Framework, das bereits im Vorfeld festlegt, was Ihr Unternehmen benötigt, um eine M365-Unterbrechung zu überstehen. Anstatt alle Benutzer und Dateien gleich zu behandeln, definiert ein MVB, welche Personen und Daten für die Fortführung des Geschäftsbetriebs unverzichtbar sind, und erstellt auf dieser Grundlage einen validierten, umsetzbaren Wiederherstellungsplan.
Die fünf Phasen eines validierten MVB-Playbooks
Das MVB-Playbook gliedert sich in fünf Phasen:
Phase | Beschreibung | Nutzen |
1. Definieren | Geschäftskritische Benutzer werden den zugehörigen Ressourcen in Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams zugeordnet. | Stimmt die Prioritäten bei der IT-Wiederherstellung auf die tatsächlichen Anforderungen an die Geschäftskontinuität ab. |
2. Analysieren | Rubrik ordnet Identitäten und Ressourcen zu und erstellt daraus Echtzeit-Benchmarks für die Wiederherstellungszeiten. | Ersetzt Annahmen durch Fakten und eine fundierte Grundlage für RTOs. |
3. Eingrenzen | Der Umfang wird mithilfe von KI-gestützten Abfragen in natürlicher Sprache gezielt eingegrenzt. | Reduziert die Auswirkungen von Microsoft-API-Ratenbegrenzungen, indem Daten von geringem Wert ausgeschlossen werden. |
4. Optimieren | Der KI-Agent von Rubrik empfiehlt Anpassungen des Plans auf der Grundlage von Nutzungstrends. | Stellt sicher, dass sich der Plan dynamisch an veränderte Benutzeranforderungen anpasst. |
5. Umsetzen | Legen Sie ein verbindliches, validiertes Playbook für die Wiederherstellung fest. | Sorgt bereits vor einem Vorfall für vorhersehbare, jederzeit aktivierbare Wiederherstellungsbereitschaft. |
Phase 1 – Definition der geschäftskritischen Benutzer und M365-Anwendungen: Ein MVB beginnt mit zwei gezielten geschäftlichen Fragen: Welche Benutzer sind für die Geschäftskontinuität am wichtigsten und welche M365-Anwendungen sind für ihre Arbeit unverzichtbar? Dabei handelt es sich nicht um eine rein technische Aufgabe. Die Antwort darauf erfordert in der Regel die Beteiligung der Geschäftsleitung, der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung sowie wichtiger kundenorientierter Rollen (auch wenn dies von Organisation zu Organisation unterschiedlich ist). Administratoren definieren diese Personen und ordnen sie in Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams zu. Diese Richtlinie bildet die Grundlage für alles, was danach folgt.
Phase 2 – Rubrik analysiert Ihre Umgebung und erstellt einen Basisplan: Nachdem die MVB-Richtlinie definiert wurde, beginnt Rubrik Security Cloud mit der Analyse Ihrer Produktionsumgebung. Anstatt sich auf veraltete Dokumentation oder die manuelle Kennzeichnung von Assets zu verlassen, integriert sich Rubrik direkt in Ihre native Infrastruktur und nutzt Microsoft Entra ID sowie AD-Gruppen und -Rollen. Darüber hinaus greift die Plattform auf Protokolle zu, um die Identitäten der Benutzer zu ermitteln und die jeweils genutzten M365-Anwendungen und -Ressourcen automatisch zuzuordnen.
Das Ergebnis ist eine dynamische Beziehungsübersicht, die Identitäten und Daten miteinander verbindet. Das System ordnet jeden kritischen Benutzer seinen entsprechenden Postfächern, OneDrive-Dateien, SharePoint-Websites und Teams-Kanälen zu. Vor allem aber fasst Rubrik diese Metadaten zusammen, um sofort einen Richtwert für die voraussichtliche Wiederherstellungszeit zu ermitteln.
Phase 3 – Eingrenzen des Umfangs mithilfe von KI und natürlicher Sprache: Ein Basisplan spiegelt die von Rubrik ermittelten Erkenntnisse wider, doch in Unternehmen gibt es oft zusätzliche Kontextinformationen, die in den Plan einfließen sollten. Dank der KI- und Sprachfunktionen von Rubrik können Administratoren den Plan im Dialog verfeinern, ohne durch komplexe Menüs navigieren oder Skripte schreiben zu müssen.
Ein Administrator könnte beispielsweise einen der folgenden Befehle eingeben:
„Unternehmensweite Rundmails von der Exchange-Wiederherstellung ausschließen“, da die Wiederherstellung von Massenmitteilungen API-Kapazität für Inhalte von geringem Wert verschwendet.
„OneDrive-Wiederherstellung auf Dateien beschränken, die als „Vertraulich“ gekennzeichnet sind.“
„Archivordner, die älter als drei Jahre sind, aus dem SharePoint-Bereich entfernen.“
Jeder Befehl wird sofort ausgeführt. Bei jeder einzelnen Maßnahme berechnet das System den Plan in Echtzeit neu und aktualisiert dabei den Umfang der betroffenen Ressourcen sowie die geschätzte Wiederherstellungszeit. Durch eine derartige Eingrenzung des Wiederherstellungsumfangs lässt sich die prognostizierte Wiederherstellungszeit beispielsweise von 1,5 Stunden auf 55 Minuten verkürzen – ein bedeutender Unterschied während einer Betriebsunterbrechung.
Phase 4 – Der KI-Agent von Rubrik empfiehlt proaktiv Optimierungen: Die MVB-Planung beschränkt sich nicht auf die Vorgaben des Administrators. Der KI-Agent von Rubrik liefert Empfehlungen auf der Grundlage von Echtzeit-Signalen und bisherigen Nutzungsmustern in Ihrer Umgebung. Er könnte zum Beispiel darauf hinweisen, dass die Aktivitäten kritischer Benutzer in SharePoint plötzlich stark zugenommen haben, und empfehlen, die betreffenden Ressourcen in den Plan aufzunehmen, oder dass selten aufgerufene Archivdaten zurückgestuft werden könnten, um API-Kapazität für Inhalte mit höherer Priorität freizuhalten. Der Administrator hat stets das letzte Wort – jede Empfehlung kann angenommen oder abgelehnt werden. Der Agent verbessert die Genauigkeit des Plans im Laufe der Zeit, ohne Entscheidungen im Namen der Organisation zu treffen.
Schritt 5 – Überprüfung und Fertigstellung des Wiederherstellungsplans: Nachdem die individuellen Anpassungen und die Empfehlungen des Rubrik-Agenten berücksichtigt wurden, überprüft der Administrator den vollständigen Plan. Jede Entscheidung aktualisiert die geschätzte Wiederherstellungszeit in Echtzeit, sodass die endgültige Ansicht genau widerspiegelt, was für welche Benutzer und in welchen Anwendungen wiederhergestellt wird und wie lange dies dauern wird.
Der Plan kann als verbindliches Wiederherstellungs-Playbook gespeichert werden, das umgesetzt werden kann, sobald ein Sicherheitsvorfall eintritt. Er kann aber auch sofort ausgeführt werden, falls die Wiederherstellung bereits im Gange ist. Dabei ist eine vollständige Wiederherstellung nicht das Ziel. Ziel ist es, Ihr MVB wiederherzustellen – also den Betriebszustand, in dem Ihre wichtigsten Funktionen wieder verfügbar sind, Entscheidungen getroffen werden können und das Unternehmen reagieren kann. Die vollständige Wiederherstellung folgt später, doch das MVB stoppt zunächst die Krise.
Ein solider MVB-Plan ist die Grundlage. In Teil 2 erläutern wir, wie Autonomous Business Recovery (ABR) den von Ihrem Team erstellten Plan nutzt, um innerhalb weniger Stunden statt Wochen einen minimal funktionsfähigen Geschäftsbetrieb bereitzustellen, ohne dass Priorisierungsentscheidungen unter Druck getroffen werden müssen. Wenn Sie wissen möchten, wie sich die MVB-Planung in die Wiederherstellungsstrategie Ihres Unternehmens einfügt, wenden Sie sich an Ihr Account-Team bei Rubrik oder fordern Sie eine Demo an.
Safe-Harbor-Erklärung
In diesem Dokument angeführte unveröffentlichte Services oder Funktionen sind derzeit nicht verfügbar. Ob und wann diese allgemein bereitgestellt werden, liegt im Ermessen von Rubrik. Die Erwähnung dieser Services und Funktionen stellt weder ein Lieferversprechen noch eine sonstige Zusage oder Verpflichtung von Rubrik, Inc. dar. Diese Services und Funktionen dürfen nicht in Verträge eingebunden werden. Kunden sollten ihre Kaufentscheidung ausschließlich auf derzeit allgemein verfügbare Services und Funktionen stützen.