Unternehmen verzeichnen einen beispiellosen Anstieg an unstrukturierten Daten. Laut Forbes nimmt die Menge an unstrukturierten Daten jedes Jahr um 55 bis 65 % zu. Das bietet Unternehmen enorme Chancen, stellt sie aber auch vor große Herausforderungen. IDC prognostiziert, dass das globale Datenvolumen 2025 auf 175 Zettabyte – also 175 mit 21 Nullen – ansteigen wird und dass 80 % dieser Daten unstrukturiert sein werden.
Unternehmen erkennen zunehmend den potenziellen Nutzen, der sich in dieser Datenflut verbirgt, und auch die Risiken, die ohne eine angemessene Verwaltung drohen. Die effektive Verwaltung unstrukturierter Daten ist inzwischen eine Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit, Compliance und Kosteneffizienz in datengestützten Unternehmensumgebungen.
Was sind unstrukturierte Daten?
Als unstrukturierte Daten werden Informationen bezeichnet, die sich nicht einem vordefinierten Datenmodell oder einer Organisationsstruktur zuordnen lassen. Im Gegensatz zu strukturierten Daten, die in Datenbanken mit einem festen Schema organisiert sind, setzen sich die unstrukturierten Daten aus verschiedenen Formaten zusammen und für ihre Interpretation ist weiterer Kontext erforderlich. Zu den unterschiedlichen Dateitypen gehören unter anderem:
Text: E-Mails, Social-Media-Beiträge, Chat-Nachrichten und offene Fragen in Umfragen
Multimedia: Bilder, Videos, Fotos, YouTube-Videos und Podcasts
Dokumente: PDFs, Word-Dokumente und Scans handschriftlicher Notizen
Webinhalte: Webseiten, HTML-Dateien und von Benutzern generierte Inhalte wie Rezensionen oder Kommentare
Sensordaten: IoT-Geräteprotokolle, Telemetrie-Rohdaten oder GPS-Streams
E-Mails und Anhänge: E-Mail-Haupttext und angehängte Dateien wie Präsentationen oder Datenblätter ohne standardisierte Formate
Die Relevanz unstrukturierter Daten für Unternehmen kann nicht genug betont werden. Nahezu jede Abteilung generiert unstrukturierte Daten – von Marketingmaterialien und Kunden-Feedback bis hin zu Forschungsberichten und Protokolldateien von IoT-Sensoren. Da 80 % der Unternehmensdaten unstrukturiert sind, benötigen Unternehmen unbedingt zuverlässige Verwaltungslösungen.
Weshalb müssen unstrukturierte Daten verwaltet werden?
Da die Menge an unstrukturierten Daten ständig zunimmt, gibt es mehrere triftige Gründe für die Implementierung umfassender Verwaltungsstrategien. Wenn Sie Ihre unstrukturierten Daten effektiv verwalten, können Sie wertvolle Erkenntnisse aus diversen Quellen gewinnen, zum Beispiel Texten, Bildern und Videos, und dadurch die Entscheidungsfindung unterstützen. Ohne entsprechende Strategien drohen eine unkontrollierte Datenflut, Sicherheitslücken und verpasste Innovationschancen. Sehen wir uns genauer an, welche Gründe für Verwaltungsstrategien sprechen.
Geschäftswert: Aus unstrukturierten Daten – wie Kunden-Feedback, Social-Media-Interaktionen und Multimedia-Inhalten – lassen sich Markttrends und Kundenpräferenzen ableiten. Wenn Sie diese Daten effektiv verwalten und analysieren, können Sie neue Chancen für Produktinnovationen und maßgeschneiderte Marketingstrategien aufdecken. Mithilfe dieser Informationen können Sie besser strategische Entscheidungen treffen und sich einen Wettbewerbsvorteil auf den dynamischen Märkten verschaffen.
Metadatenverwaltung: Eine zuverlässige Metadatenverwaltung ist für die Organisation und Klassifizierung unstrukturierter Daten unerlässlich. Mithilfe von Schlüsselattributen wie Dateityp, Erstellungsdatum, Ersteller und Inhalts-Tags lassen sich die Suchfunktionen und die Daten-Governance-Verfahren verbessern. Außerdem können Sie Metadaten nutzen, um das Datenlebenszyklus-Management zu automatisieren, damit Dateien gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt oder gelöscht werden.
Tools für die Datenerkennung und -klassifizierung: Mit automatisierten Lösungen für die Datenerkennung und -klassifizierung lassen sich sensible Informationen in Repositorys mit unstrukturierten Daten deutlich schneller identifizieren. Diese Tools verwenden komplexe Algorithmen und Techniken für das maschinelle Lernen, um Dateiinhalte zu prüfen, Muster zu erkennen und anhand von vordefinierten Regeln die entsprechenden Klassifizierungen vorzunehmen. Wenn Sie die Daten korrekt kategorisieren, können Sie die Sicherheitsmaßnahmen priorisieren, Zugriffskontrollen durchsetzen und die Compliance mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO und dem HIPAA sicherstellen.
Cloud-basierte Speicher und Archivierung: Durch die Migration unstrukturierter Daten zu skalierbaren Cloud-Speicherplattformen können Sie die lokale Infrastruktur entlasten und kosteneffiziente Optionen für die langfristige Datenaufbewahrung bereitstellen. Cloud-Anbieter haben in der Regel flexible Speicheroptionen im Angebot, sodass Sie häufig verwendete Daten in einem leistungsstärkeren Speicher und inaktive Dateien in einem kostengünstigeren Archiv aufbewahren können. Außerdem umfassen Cloud-basierte Lösungen oft integrierte Datenschutzfunktionen, wie die Versionsverwaltung und georedundante Replikation, mit denen Sie die Datenresilienz verbessern.
Daten-Governance-Frameworks: Ein umfassendes Daten-Governance-Framework trägt entscheidend zur effizienten Verwaltung unstrukturierter Daten bei. Dazu gehören die Ausarbeitung eindeutiger Richtlinien und Prozesse für die Zuständigkeit, Zugriffskontrollen, die Verwaltung der Datenqualität und Zeitpläne für die Datenaufbewahrung. Wenn Sie die Stakeholder aus den unterschiedlichen Abteilungen – wie IT-, Rechts- und Business-Abteilung – einbinden, stellen Sie sicher, dass die Daten-Governance-Strategien mit den allgemeinen Unternehmenszielen und den gesetzlichen Vorgaben abgestimmt sind. Um sicherzustellen, dass das Governance-Framework langfristig effektiv ist, sollten regelmäßig Audits und Prüfungen durchgeführt werden.
Die größten Herausforderungen bei der Verwaltung unstrukturierter Daten
Bei der Verwaltung unstrukturierter Daten gibt es diverse Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen, um das Potenzial dieser Daten vollständig auszuschöpfen.
Eines der größten Probleme ist, dass es kein vordefiniertes Schema gibt. Strukturierte Daten werden in vorgegebenen Feldern in einer Datenbank gespeichert, aber unstrukturierte Daten lassen sich keinem bestimmten Format und keiner spezifischen Struktur zuordnen. Das erschwert sowohl die Suche und Indexierung als auch das Abrufen, Analysieren und Verarbeiten der Daten. In der Regel sind daher für eine effektive Verwaltung komplexe Tools und Algorithmen notwendig.
Datenwildwuchs vergrößert die Probleme bei der Verwaltung, da unstrukturierte Daten oft auf verschiedene Speicherorte verteilt sind, zum Beispiel lokale Server, Cloud-Speicherservices und persönliche Geräte. Die große Verbreitung erschwert nicht nur den Zugriff und die Governance, sondern stellt auch ein erhebliches Risiko für die Datensicherheit und Compliance dar, insbesondere bei sensiblen oder stark regulierten Daten.
Die Skalierbarkeit kann zu einem weiteren Problem werden. Da unstrukturierte Daten exponentiell anwachsen, sind herkömmliche Speicher- und Backup-Systeme schnell überlastet. Das hat wiederum zu Folge, dass die Kosten und die Komplexität der Infrastruktur für die Datenverwaltung steigen. Um mit diesem Wachstum Schritt zu halten, benötigen Sie skalierbare Lösungen wie Cloud-Speicher oder moderne Data Lakes.
Auch die Erkennung und Klassifizierung von Daten wird zu einer enormen Herausforderung. Sensible oder wichtige Dateien in den riesigen Datensätzen zu identifizieren und zu kategorisieren ist nicht bloß zeitaufwendig, sondern auch nur mit modernsten Tools möglich, die diese Prozesse automatisieren und damit die Compliance sicherstellen, die Daten schützen und einen schnellen Zugriff auf kritische Informationen ermöglichen. Diese Herausforderungen zeigen, dass Unternehmen zuverlässige, innovative Lösungen und Strategien für die effiziente Verwaltung unstrukturierter Daten benötigen.
Lösungen und Best Practices für die Verwaltung unstrukturierter Daten
Lösungen für die Verwaltung unstrukturierter Daten können die wachsenden Datenmengen, die Sie generieren, wesentlich besser verarbeiten als herkömmliche Datenbanken. Aber es sollten auch unbedingt Best Practices implementiert werden, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, die Compliance sicherzustellen und wertvolle Erkenntnisse aufzudecken, die in diesen Daten verborgen sind.
Enterprise Network Attached Storage (NAS)-Systeme sind eine zuverlässige Lösung zur Konsolidierung von Dateifreigaben, die im gesamten Unternehmen verteilt sind. Werden die Snapshot-Erstellung und Replikation automatisiert, sind Ihre Daten besser vor Katastrophen geschützt, da Sie für Geschäftskontinuität sorgen und die Wiederherstellungsprozesse schnell und zuverlässig durchgeführt werden können.
Ein weiterer strategischer Ansatz für die Verwaltung unstrukturierter Daten ist die Verschiebung der Backups von NAS in externe Cloud-Speicher. Damit profitieren Sie bei der externen Datenaufbewahrung von der Skalierbarkeit und Kosteneffizienz der Cloud. So wird nicht nur die lokale Infrastruktur entlastet, sondern es werden auch die Beständigkeit und Verfügbarkeit der Daten verbessert – und damit letztendlich auch der Schutz vor lokalen Katastrophen.
Tools für die Datenerkennung und -klassifizierung sind für die Verarbeitung der riesigen Mengen an unstrukturierten Daten unverzichtbar. Diese Tools identifizieren automatisch sensible Informationen und kategorisieren Daten nach Relevanz. Auf diese Weise unterstützen Sie die Compliance-Maßnahmen und optimieren die Daten-Governance-Frameworks.
Mithilfe von Metadaten-Tagging und Datenmodellierung können Sie wichtige Metadaten wie Erstellungsdatum, Ersteller und Dateityp systematisch erfassen. Das verbessert nicht nur die Indexierung für Analyse- und Suchfunktionen, sondern ermöglicht auch die Nutzung von maschinellen Lernverfahren (ML), da sich diese Datenstruktur besser analysieren lässt.
ML- und NLP-Technologien (Natural Language Processing) können die Verwaltung unstrukturierter Daten erheblich vereinfachen. Diese Technologien automatisieren die Sortierung, Klassifizierung und Analyse von textbasierten Dokumenten und liefern kritische Informationen. So können Sie auch große Datenmengen effizienter verarbeiten. Diese Lösungen und Best Practices werden Ihnen helfen, Ordnung in das Chaos zu bringen, damit aus unstrukturierten Daten strategische Assets werden, mit denen Sie Innovationen vorantreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.
Anwendungsfälle
Die effektive Verwaltung unstrukturierter Daten spielt in verschiedenen Sektoren eine entscheidende Rolle, da damit Informationen gewonnen werden können, die herkömmliche Datenbanken nicht so einfach erfassen. Sehen wir uns einige Anwendungsfälle für die Verwaltung unstrukturierter Daten an.
Kundensupport: Im Kundensupport kann die Analyse von Transkripten und Kommunikation aus dem Callcenter nützliches Feedback liefern und neue Trends aufdecken, die zur Verbesserung des Service beitragen können. Mithilfe von komplexen Textanalysen und NLP lassen sich die Stimmung und wiederkehrende Probleme ermitteln. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, proaktiver auf die Kundenbedürfnisse zu reagieren. Wenn sie praxisrelevante Informationen aus diesen unstrukturierten Quellen extrahieren, können Unternehmen die Kundenzufriedenheit und -treue verbessern. Dieser proaktive Ansatz hilft ihnen auch, Marktveränderungen zu prognostizieren und Mitbewerbern einen Schritt voraus zu bleiben.
Recht: Auch im Rechtsbereich ist die Verwaltung unstrukturierter Daten unerlässlich. Bei Rechtsstreitigkeiten müssen Rechtsteams zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren unzählige E-Mails, Dokumente und Kommunikationsdatensätze sichten. Effiziente Tools für die Verwaltung unstrukturierter Daten optimieren den Prozess, da sie schnell relevante Informationen finden, den manuellen Aufwand reduzieren und das Risiko minimieren, dass wichtige Beweismittel übersehen werden. Moderne Analysen können zudem Muster oder Zusammenhänge in diesen Dokumenten aufdecken, die die rechtlichen Argumente stützen. Diese Funktion spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Effektivität der rechtlichen Strategien.
Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen ist eine nahtlose Verwaltung unstrukturierter Daten für die Entscheidungsfindung in kritischen Situationen notwendig. Medizinische Bilder, Patientendaten und Laborergebnisse machen den Großteil der Daten im Gesundheitswesen aus und müssen sicher gespeichert werden, sich aber für Analysen auch einfach abrufen lassen, um Patienten bessere Diagnosen und personalisierte Behandlungspläne bieten zu können. Moderne Tools wie die KI-gestützten Bilderkennung und Textanalyse können Informationen aus diversen Datenquellen extrahieren und tragen damit zu schnelleren und akkurateren medizinischen Entscheidungsprozessen bei. Eine effektive Datenverwaltung sorgt auch für Compliance mit den strikten gesetzlichen Vorgaben, damit sowohl die Privatsphäre der Patienten geschützt als auch eine optimale medizinische Betreuung möglich ist.
Einige Anwendungsfälle beziehen sich nicht auf Branchen, sondern auf spezifische Technologien. So generieren beispielsweise Geräte, die mit dem Internet der Dinge (IoT) verbunden sind, über ihre Sensoren riesige Mengen an unstrukturierten Daten. Werden diese Daten effektiv verwaltet, ermöglichen sie die Echtzeitüberwachung, vorausschauende Wartungsarbeiten und aufschlussreiche Analysen. Daher werden Sensorprotokolle kontinuierlich analysiert, um einerseits die notwendigen Anpassungen an der Umgebung vorzunehmen und auf diese Weise die Effizienz zu steigern und andererseits in kritischen Situationen Warnungen auszugeben, die schnelle Maßnahmen ermöglichen.
Data Lakes und Cloud-Speicher
Ein Data Lake ist ein zentrales Repository, in dem riesige Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten gespeichert werden können. So haben Sie die Möglichkeit, alle Daten – unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem Format – an einem zugänglichen Ort zusammenzufassen und zu analysieren. Diese Konsolidierung ermöglicht komplexe Datenanalysen, ML-Verfahren und statistische Analysen für diverse Datentypen, die sich alle in derselben Umgebung befinden. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, wenn Sie Big Data für die fundierte Entscheidungsfindung nutzen möchten.
Cloud-Speicher vergrößert das Potenzial eines Data Lake zusätzlich, da er eine skalierbare, sichere und kosteneffiziente Plattform bietet. Cloud-Services mit nutzungsbasierten Zahlungsmodellen bieten eine größere Flexibilität, sodass Sie auch ohne große Anfangsinvestitionen von Datenspeicherressourcen profitieren können. Das wird immer wichtiger, da die Datengenerierung exponentiell zunimmt und daher die Speicheranforderungen ebenfalls steigen.
Für eine effektive Daten-Governance sollten Sie Ihren Data Lake außerdem unbedingt bei der Entwicklung Ihrer allgemeinen Datenverwaltungsstrategie berücksichtigen. Ein einheitlicher Ansatz sorgt dafür, dass die Daten im gesamten Unternehmen konsistent, zugänglich und sicher sind. Diese Integration verbessert auch die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben und die Herkunftsbestimmung der Daten, was für Qualitätskontrollen und Audits wichtig ist. Data Lakes liefern also – insbesondere in Kombination mit modernen Cloud-Speicherlösungen – einen wertvollen Beitrag zu den Datenverwaltungsstrategien, wenn Sie die digitale Transformation anstreben oder sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen möchten.
Da der Umfang und die Komplexität unstrukturierter Daten ständig zunehmen, sollten Sie proaktive Strategien für die Verwaltung und den Schutz dieser wertvollen Assets einführen. Durch die Implementierung von zuverlässigen Backup-Lösungen, Systemen für die Metadatenverwaltung, Tools für die Datenerkennung und -klassifizierung, Cloud-basiertem Speicher und umfassenden Daten-Governance-Frameworks können Sie das Potenzial der unstrukturierten Daten vollständig ausschöpfen und gleichzeitig die Risiken von Datenverlusten, Compliance-Verstößen und Ineffizienzen minimieren. Mit einer effektiven Verwaltung unstrukturierter Daten schützen Sie nicht nur kritische Informationen, sondern können auch aussagekräftige Einblicke gewinnen, die Innovationen fördern und Ihnen in der heutigen datengestützten Welt einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
So entwickeln Sie eine robuste Strategie für die Verwaltung unstrukturierter Daten
Eine robuste Verwaltungsstrategie hilft Ihnen, trotz des exponentiellen Wachstums unstrukturierter Daten – von E-Mails bis zu Multimedia-Dateien – wichtige Einblicke zu gewinnen und die Compliance sicherzustellen. Wenn Sie die Speicherprobleme beheben und moderne, effiziente Tools nutzen, werden aus diesen Daten strategische Assets. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Schritte:
1. Führen Sie einen umfassenden Daten-Audit durch, um ineffiziente Speicherlösungen und potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren. Mit diesem entscheidenden ersten Schritt decken Sie verborgene Redundanzen auf und sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Wenn Sie einen Überblick über Ihre Daten haben, können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial und die Risikominimierung priorisieren.
2. Sehen Sie sich die Lösungen von Rubrik an, die für die Verwaltung großer Mengen an unstrukturierten Daten entwickelt wurden. Unsere modernen Tools optimieren die Datenorganisation, verbessern die Sicherheit und ermöglichen den effizienten Abruf diverser Datentypen. Mit der Technologie von Rubrik können Sie komplexe Datenumgebungen vereinfachen und die betriebliche Effizienz steigern. Wir unterstützen Sie mit verschiedenen Lösungen für die Verwaltung unstrukturierter Daten, zum Beispiel:
Enterprise NAS-Backups mit Rubrik NAS Cloud Direct
NAS-Backups in externen Clouds mit Rubrik Security Cloud
Erkennung sensibler Daten in NAS mit Funktionen von Rubrik für die Erkennung und Klassifizierung von Daten
3. Wenn Sie an personalisierten Empfehlungen zur Implementierung von effektiven Strategien für die Verwaltung unstrukturierter Daten interessiert sind, die ganz auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind, wenden Sie sich an das Vertriebsteam von Rubrik. Unsere Experten können eine Einschätzung Ihrer individuellen Datenumgebung vornehmen und Lösungen zur Optimierung der Leistung und Compliance empfehlen. Mit diesem maßgeschneiderten Ansatz können Sie sicher sein, dass Ihre Strategie auf die Unternehmensziele und die branchenspezifischen Herausforderungen abgestimmt ist.
Wenn Sie diese Herausforderungen jetzt angehen, können Sie das Potenzial unstrukturierter Daten vollständig ausschöpfen und dadurch Ihr Unternehmen in der heutigen datengestützten Welt besser aufstellen, sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und für nachhaltiges Wachstum sorgen. Mit effektiven Verwaltungsstrategien erhalten Sie wertvolle Informationen aus diversen Datenquellen und können Innovationen besser vorantreiben und fundierte Entscheidungen treffen. Eine proaktive Daten-Governance sorgt zudem für Compliance und Sicherheit und schützt damit den Ruf Ihres Unternehmens und bildet die Grundlage für zukünftigen Erfolg.